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人力资源管理电子化的烦恼         
人力资源管理电子化的烦恼

“八月份我们能用系统做什么?”人力资源总监张总?#19990;?#32463;理,这让李经理颇为尴尬。

早在05年初,公司为了解决人力资源集团与分公司的二级管理体系,启动了eHR项目,经过一年选型,选定了供应商。然而到现在,这个体系还在被数据的问题所苦恼。

项目背景

公司原有一套人事系统,主要由集团人事部统一管理全集团人事档案信息,进行薪酬计算,分子公司是不能直接参与系统中来,这大大制约了分公司参与人力资源管理的积极性,同时也导致了老系统数据的不准确,从组织结构到职位信息与人员数据,都没有进行及时维护更新。

此次上eHR系统目标就是要求新系统能统一取代老系统,并且把人力资源管理推向分公司,使分公司能直接维护分公司的奖金体系,?#32422;?#38500;了职等及与薪酬直接人事项目之外的人员信息。在此基础上,下一步进行全员推广,使集团所有人员都能通过员工自助平台参与到人力资源管理?#23567;?#21516;时,能将公司已有的绩效管理体系与培训体系进行信息化,提高人力资源管理水平。

项目历程

从项目初始,人力资源部门组织了由人力资源部李经理牵头的项目实施小组,包括了人事薪酬考核室与培训中心的主要成员和IT部门人员,与供应商项目小组进?#20449;?#21512;。另外,李经理也选定了二个HR管理相对规范的分公司作为试点,参与到项目小组工作中来。

项目组于2月份完成了对项目组骨干成员的eHR培训,包括信息化理念与操作的培训,统一了项目实施思路,使大家了解了项目建设总体方法?#32422;?#31995;统上线使用后的效果?#32422;?#24037;作方式。

在3月份,针对总部的人事、薪酬、考核、培训进行了需求调研,调研范围也涵盖了二个试点二级部门。调研报告得到大家的认可,同时也向领导进行了汇报。

4月份,项目组对公司的组织架构、职位体系、薪酬方案进行了初始化,从老人事系统中导入了公司所有组织、职位、人事数据,薪酬数据,准备开始试运行工作;

5月份,开始人事薪资试运行,老人事系统与新系统进行并行操作。总部与二个试点分公司人事数据的更新、人事报表、薪资计算同步在新老系统中进?#23567;?/P>

项目遭遇数据问题

在项目前期,经过eHR培训与需求调研,项目组成员,包括总部人事与试点分公司人事部门体会到了新工作方式的优越性,参与的积极性很高。随着项目进程的深入,问题逐步开始暴露,特别是5月份新老系统开始并行使用后,系统中的数据问题一下子显现了出来。

首先是数据不准确,系统目前组织、职位、人员数据均是由老系统中进行导入,由于老系统数据只是为了用于工资计算,其他不影响工资计算的人事数据的准确性差,导致目前新系统中数据人员的所在部门、所在职位大部分都与当前企业?#23548;首?#32455;架构不符合,急需进行校对;

其?#38382;?#25968;据?#36824;?#33539;,集团、分子公司人事数据的?#36824;?#33539;,对组织、职位、职务的命名和规范的不一致,导致在新系统内人事数据无法统一,数据统计接口也无法保持一致;另外,新系统和老系统在部?#31181;?#35201;人事数据上存在数据格?#35762;?#21305;配,也使得部分人事数据无法进行导入。

再?#38382;?#21382;史数据整理问题。为了有效的使HR系统成为公司的核心系统,给领导予以决策支持相关数据,要求系统能提供人事、薪酬等相关的纵向和横向的?#21592;?#32479;计分析,这需要将公司从2003年以来的历史数据整理导入进系统,然而历史数据整理要结合电子数据、手工记录进行,工作量巨大,象老鼠拉乌龟异常缓慢。

另外,如何分配集团、分子公司的HR二级管理权限体系、对系统功能性和操作简便性方面也带来了一些影响。

新系统的困境

随着5月份新系统上线并行使用所暴露的HR数据问题,6月、7月项目组一直在进行弥补。?#28909;?#23545;于新系统数据的不准确与?#36824;?#33539;,项目组将人事数据导出成excel并下发到各个业务部门与分公司进行核对,并重新进行导入更新。

然而,由于业务部门与分公司人员问题,收集上来的人员数据?#36824;?#33539;,集中体现在部分关键信息缺失,如职位、职务、人员异动信息的缺失;大部分HR信息不符合HR管理要求,如一些业务部门收集上来的人员职位除了主管就剩下文员。

通过项目组人员的后续反复指导,在信息收集上来以后,发现由于系统在5月份已经开始并行操作,如果将调整后的数据导入新系统,必然要先导入老系统,否则两个系统数据不匹配。

数据导入?#38469;?#38382;题,由于新老系统的部分数据无法导入(主要为一些公司的个性信息),IT部门要求供应商进行开发?#21592;?#38556;系统进行下去,然而供应商认为这部分内容在标准产品以外,要求进行手工录入。

HR部门普遍?#20174;?#25152;有日常所有工作均?#20174;?#22312;新老系统的切换之中,浪费了大量的工作时间,同时新系统的数据不准确与操作复?#26377;?#23548;致工作效?#23454;?#19979;,使用户对系统数据维护失去信心,从而项目组布置下达任务一?#26174;?#25302;,而系统也成为“用户不愿意使用或者痛恨”的系?#22330;?/P>

由于数据一直没有校对正确,原计划要进行全员推广的人事流程、员工自助服务业一直不能得到应用,薪资计算无法进行;从而拖累了相应,培训、绩效等其他模块的启动。

终于,在7月下旬,领?#32423;?#39033;目也失去了耐心,张总开始追?#19990;?#32463;理:“项目启动也有半年了,在八月份,我们能用系统做什么?

eHR数据整理的几点注意

1. HR信息化特点

eHR建设有几个显著特点,用户层次多(涵盖HR部门、普通员工、部门经理、高层管理者),项目影响范围广,HR数据、业务流程松散且难以规范。同时,所有的HR业务都要做到让数据说话,如何保障HR业务数据的准确性与实时性和统一规范性是eHR建设的关键所在。

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